材料易耗品管理制度

材料易耗品管理制度一、总则（一）目的为加强公司材料易耗品的管理，规范材料易耗品的采购、使用、库存等环节，降低公司运营成本，提高资源利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及材料易耗品的部门和人员。（三）定义1.材料易耗品：指公司在生产经营过程中消耗的、使用期限较短、单位价值较低、不能作为固定资产核算的各种材料和物品，包括但不限于办公用品、劳保用品、维修材料、包装材料等。二、职责分工（一）采购部门1.负责根据各部门提交的采购申请，结合库存情况，制定合理的采购计划。2.选择合格的供应商，进行询价、比价、议价，签订采购合同。3.确保采购的材料易耗品质量符合要求，及时交付使用部门。（二）使用部门1.负责提出材料易耗品的需求计划，明确规格、型号、数量等要求。2.合理使用材料易耗品，做好领用、使用记录，避免浪费。3.定期对本部门使用的材料易耗品进行盘点，及时反馈库存情况。（三）仓库管理部门1.负责材料易耗品的验收入库、存储保管、发放等工作。2.建立库存台账，定期进行盘点，确保账实相符。3.对库存材料易耗品进行分类存放，做好防潮、防火、防盗等工作。（四）财务部门1.负责审核材料易耗品的采购发票，办理付款手续。2.对材料易耗品的成本进行核算和分析，提供相关财务数据。3.监督材料易耗品管理制度的执行情况。三、采购管理（一）采购计划1.各部门应于每月[具体日期]前，根据本部门下月的工作安排和实际需求，填写《材料易耗品采购申请表》，详细注明材料易耗品的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息，提交至采购部门。2.采购部门收到各部门的采购申请后，结合库存情况进行汇总分析。对于库存充足的材料易耗品，原则上不再采购；对于库存不足且确有需求的，制定采购计划。采购计划应包括采购材料易耗品的名称、规格、型号、数量、采购时间、预计到货时间等内容。3.采购计划应经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后的采购计划作为采购工作的依据。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立合格供应商名录，定期对供应商进行评估和更新。评估内容包括供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。2.对于新的采购项目，采购部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选后，邀请其提供样品或报价。3.根据样品质量和报价情况，采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察或评审。考察内容包括供应商的生产能力、质量管理体系、环保措施等方面。评审合格的供应商纳入合格供应商名录。4.采购部门应与合格供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门备案。（三）采购实施1.采购人员根据审批后的采购计划和采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购材料易耗品的名称、规格、型号、数量、交货时间、交货地点等信息。2.采购人员应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。如因供应商原因导致交货延迟或产品质量问题，采购人员应及时采取措施，要求供应商解决问题或承担相应责任。3.材料易耗品到货后，采购人员应及时通知仓库管理部门进行验收。仓库管理部门应按照采购合同和相关标准对到货材料易耗品进行验收，检查产品的规格、型号、数量、质量等是否符合要求。验收合格的材料易耗品办理入库手续；验收不合格的，采购人员应及时与供应商联系，协商解决退货、换货等问题。四、库存管理（一）验收入库1.仓库管理部门在收到采购人员通知的到货信息后，应安排专人负责验收工作。验收人员应根据采购合同、送货单等资料，对到货材料易耗品的名称、规格、型号、数量、质量等进行逐一核对。2.对于验收合格的材料易耗品，验收人员应在送货单上签字确认，并填写《材料易耗品入库单》，注明材料易耗品的名称、规格、型号、数量、入库时间、供应商等信息。《材料易耗品入库单》一式三联，一联仓库留存，一联交采购部门，一联交财务部门。3.对于验收不合格的材料易耗品，验收人员应在送货单上注明不合格原因，并及时通知采购人员与供应商联系处理。不合格的材料易耗品不得办理入库手续，应及时退回供应商。（二）存储保管1.仓库管理部门应根据材料易耗品的性质、特点和用途，对其进行分类存放。不同类别、规格、型号的材料易耗品应分开存放，并设置明显的标识牌，注明材料易耗品的名称、规格、型号、数量等信息。2.仓库应保持通风、干燥、整洁，温度、湿度应符合材料易耗品存储要求。对于易受潮、易腐蚀、易燃易爆等特殊材料易耗品，应采取相应的防护措施，如密封包装、防潮处理、防火防爆等。3.仓库管理部门应建立库存台账，详细记录材料易耗品的出入库情况，包括入库时间、入库单号、供应商、名称、规格、型号、数量、领用部门、领用时间、领用单号等信息。库存台账应定期与财务部门核对，确保账账相符。4.仓库管理部门应定期对库存材料易耗品进行盘点，盘点周期为[具体周期]。盘点时，应核对库存实物与库存台账是否一致，如有差异，应及时查明原因，并填写《材料易耗品盘点表》，注明差异情况、原因分析及处理建议。盘点结束后，仓库管理部门应将盘点结果上报公司领导。（三）发放管理1.使用部门因工作需要领用材料易耗品时，应填写《材料易耗品领用单》，注明领用材料易耗品的名称、规格、型号、数量、领用时间、领用用途等信息，并经部门负责人签字审批。2.《材料易耗品领用单》一式三联，一联使用部门留存，一联仓库留存，一联交财务部门。仓库管理人员根据审批后的《材料易耗品领用单》，按照先进先出的原则发放材料易耗品，并在《材料易耗品领用单》上签字确认。3.对于贵重或限量发放的材料易耗品，仓库管理部门应建立发放登记制度，详细记录领用人员、领用时间、领用数量等信息，确保发放过程可追溯。4.使用部门应妥善保管领用的材料易耗品，不得随意丢弃或挪作他用。如因工作变动或其他原因不再使用的材料易耗品，应及时退回仓库管理部门。五、使用管理（一）领用规定1.使用部门应根据实际工作需要，合理领用材料易耗品，避免浪费。严禁超计划、超标准领用材料易耗品。2.对于多人共同使用的材料易耗品，使用部门应指定专人负责管理，并建立使用登记制度，记录使用人员、使用时间、使用情况等信息。3.使用部门应定期对本部门领用的材料易耗品进行清理盘点，及时发现和纠正浪费现象。对于长期闲置不用的材料易耗品，应及时退回仓库管理部门。（二）使用监督1.各部门负责人应加强对本部门材料易耗品使用情况的监督检查，确保材料易耗品的合理使用。2.公司行政部门应不定期对各部门材料易耗品的使用情况进行抽查，发现问题及时督促整改。对于浪费严重的部门和个人，公司将进行通报批评，并视情节轻重给予相应的处罚。（三）节约措施1.公司鼓励全体员工树立节约意识，积极采取节约措施，降低材料易耗品的消耗。2.各部门应根据实际工作情况，制定相应的节约材料易耗品的具体措施，如合理控制办公用品的使用量、加强设备维护保养以减少维修材料消耗等。3.对于在节约材料易耗品方面表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。六、核算与报销（一）成本核算1.财务部门应按照会计核算的相关规定，对材料易耗品的采购成本、库存成本、使用成本等进行准确核算。2.材料易耗品的采购成本包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于采购成本的费用。3.库存成本应按照加权平均法等方法进行计算，确保库存材料易耗品成本的准确性。4.使用成本应根据各部门领用材料易耗品的实际情况进行归集和分配，计入相关成本费用科目。（二）报销流程1.使用部门人员在领用材料易耗品后，应及时将《材料易耗品领用单》提交给财务部门。2.采购部门在收到供应商开具的采购发票后，应进行审核，确保发票内容真实、准确、完整。审核无误后，将采购发票及相关报销凭证一并提交给财务部门。3.财务部门对采购发票和报销凭证进行审核，核对发票金额与采购合同、《材料易耗品领用单》等是否一致，审核通过后办理报销付款手续。4.对于不符合报销规定的发票或报销凭证，财务部门应及时通知采购部门或使用部门进行更正或补充。七、盘点与清查（一）定期盘点1.仓库管理部门应按照规定的盘点周期对库存材料易耗品进行全面盘点。盘点工作应在公司规定的时间内完成，并形成盘点报告。2.盘点报告应包括盘点时间、盘点范围、盘点方法、盘点结果、差异情况及原因分析、处理建议等内容。盘点报告经仓库管理部门负责人审核后，报公司领导审批。3.根据盘点结果，如发现账实不符，仓库管理部门应及时查明原因，并编制《材料易耗品盘盈盘亏报告表》，注明盘盈盘亏的材料易耗品名称、规格、型号、数量、原因分析等信息。《材料易耗品盘盈盘亏报告表》经相关部门负责人签字确认后，报财务部门进行账务处理。（二）不定期清查1.公司可根据实际情况，不定期对材料易耗品进行清查。清查范围包括库存材料易耗品、在用材料易耗品等。2.不定期清查可由公司行政部门、财务部门等相关人员组成清查小组进行。清查小组应制定清查方案，明确清查内容、方法、时间安排等要求。3.清查结束后，清查小组应编制清查报告，如实反映清查情况。对于清查中发现的问题，应及时提出整改措施，督促相关部门进行整改。八、处罚与奖励（一）处罚规定1.对于违反本制度规定，有下列行为之一的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚：未按规定提交采购申请或采购计划，导致采购工作延误或失误的；采购过程中存在违规操作，如收受供应商贿赂、谋取私利等；未按规定验收材料易耗品，导致不合格产品入库的；库存管理不善，造成材料易耗品丢失、损坏、变质等损失的；随意领用材料易耗品，浪费严重的；未按规定进行盘点或清查，隐瞒盘点结果或清查问题的。2.处罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等。对于给公司造成经济损失的，相关部门或个人应承担相应的赔偿责任。（二）奖励规定1.对于在材料易耗品管理工作中表现突出，有下列行为之一的部门或个人，公司将